De Werkorder ontvangt, zeven stappen
Elke opdracht doorloopt zeven stappen voordat hij bij jou terechtkomt. De eerste zes zijn van de Werk Regisseur. Stap zeven is van jou.
|
1 |
Werk Regisseur |
Ontvangt de opdracht, via elk kanaal. |
|
2 |
Werk Regisseur |
Identificeert voor welk uitvoerend team het werk bedoeld is. |
|
3 |
Werk Regisseur |
Bepaalt het werksoort: dagelijks werk, projectwerk of incident. |
|
4 |
Werk Regisseur |
Toetst de opdracht aan de Werkstartcriteria van het betreffende team. |
|
5 |
Werk Regisseur |
Legt onvolledige opdrachten terug bij de aanvrager. |
|
6 |
Werk Regisseur |
Maakt de Werkorder aan met vijf velden: nummer, omschrijving, aangevraagd door, datum/tijd en werksoort. |
|
7 |
Coördinator ✓ |
Registreert de Werkorder op het Canvasbord, bepaalt de prioriteit en plaatst hem in de Werkvoorraad op de juiste positie. |
De prioriteit bepalen, jouw verantwoordelijkheid
Jij bepaalt de prioriteit van de Werkorder. Niet de aanvrager, niet de Werk Regisseur, jij. Dat is een bewuste methodische keuze: als eigenaar van de Werkorder en vast klantcontact heb jij het beste zicht op wat de opdrachtgever nodig heeft en wanneer.
De prioriteit kent drie niveaus:
|
Normaal |
Dagelijks werk, FIFO |
In de Werkvoorraad op volgorde van binnenkomst. Het oudste werk gaat voor. |
|
Hoog |
Projectwerk of urgente aanvraag |
Op datum of tijd gepland op de rijstrook. Neemt automatisch voorrang als de planning aanbreekt. |
|
Incident |
Onverwacht, directe actie vereist |
Gaat via de inhaalstrook. Overrulet tijdelijk alles. Beslissing altijd in overleg met de Team Coach. |
|
Hoe bepaal je de prioriteit in de praktijk? Vraag jezelf drie dingen: Wat heeft de opdrachtgever gevraagd en wanneer? Wat ligt er al in de Werkvoorraad, wat is de impact als dit erboven gaat? Is er een externe afhankelijkheid (leverancier, andere afdeling) die de timing bepaalt? Die drie vragen geven je genoeg om een gefundeerde keuze te maken. |
Het Canvasbord actueel houden
Het Canvasbord is alleen waardevol als het klopt. Jij bent verantwoordelijk voor de actualiteit, niet alleen tijdens de Dag-start, maar de hele dag.
- Nieuwe Werkorders direct plaatsen zodra ze van de Werk Regisseur binnenkomen.
- Wijzigingen in prioriteit of planning direct verwerken, niet wachten tot de volgende Dag-start.
- Bij incidenten direct schakelen met de Team Coach en de Werkorder via de inhaalstrook plaatsen.
- Teamleden die hun kaartje naar KLAAR verplaatsen signaleren, bord klopt dan direct.
- Geparkeerde kaartjes zichtbaar markeren zodat het team weet wat bewust is uitgesteld.
|
De toetsregel Klopt het bord op dit moment? En vertrekt het team elke ochtend met een helder dagplan? Als het antwoord op beide vragen ja is, doe jij je werk goed. |